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¿Qué es la gestión de documentos?

  ¿Qué es la gestión de documentos?
La gestión de documentos sirve como fondo central para todos los documentos electrónicos creados y recopilados por una empresa, donde se capturan, almacenan y rastrean. Como cada empleado autorizado puede abrir cualquier documento con un clic de ratón desde su propio dispositivo, se ahorra tiempo, se reducen costes y se optimiza el flujo de trabajo.
El sistema se utiliza para recuperar información rápidamente, facilitar el acceso, aumentar la transparencia en toda la empresa y garantizar la seguridad de los documentos.

¿Cómo funciona la gestión documental basada en Blockchain?

¿Cómo funciona la gestión documental basada en Blockchain?
La gestión de documentos basada en blockchain resuelve los principales problemas de las empresas en relación con el almacenamiento de datos, permitiéndoles tener el control sobre ellos, decidir qué empleados pueden acceder a ellos y qué cambios pueden hacer. La tecnología blockchain proporciona una plataforma compartida para almacenar, recuperar y acceder a los datos.
Cada dispositivo tiene acceso a la cadena donde se almacenan los datos, si se produce algún cambio, se requiere el consenso de todas las máquinas de la red para que sea verificable, lo que significa que no es posible la falsificación de datos.

Por qué utilizar una cadena de bloques para la gestión de documentos

Consenso Consenso
El modelo de consenso distribuye los documentos añadidos a la cadena por toda la red y así revela fácilmente cualquier duplicación con cambios no autorizados marcándolos como recién añadidos.
Inmutabilidad Inmutabilidad
En caso de modificaciones en el documento, se crea una nueva copia para versionar, manteniendo la antigua fácilmente accesible.
Replicación Replicación
La tecnología blockchain no permite destruir ni perder documentos, ya que la copia completa de la cadena está disponible en cada nodo. En su lugar, los documentos se recuperan sin problemas.
Seguridad Seguridad
Sólo los usuarios autorizados con las credenciales adecuadas pueden acceder a los datos, y cada empresa específica decide sobre el acceso de los usuarios, garantizando que los documentos almacenados en una cadena pública no estén expuestos a fallos de seguridad.
Menos papel, más funcionalidad Menos papel, más funcionalidad
La digitalización completa del papeleo acelera el flujo de trabajo de la empresa, eliminando procesos documentales rutinarios que consumen mucho tiempo y ofreciendo una gestión de documentos más segura, accesible y transparente.
Más capacidad de almacenamiento Más capacidad de almacenamiento
La gestión de documentos basada en Blockchain proporciona una capacidad de almacenamiento ilimitada en comparación con un archivador físico o un almacén, lo que reduce los costes de los servicios de archivo.

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Tipos de gestión documental con blockchain

Firma de documentos con Blockchain
Firma de documentos con Blockchain
La firma de documentos en blockchain se realiza mediante una firma digital que es un equivalente de la manuscrita, pero es mucho más segura, ya que representa un mecanismo criptográfico para verificar la autenticidad de los datos.
Verificación de documentos con Blockchain
Verificación de documentos con Blockchain
Blockchain descarta cualquier fraude en la firma de documentos mediante la posibilidad de verificar la autenticidad de las copias comparando el hash del bloque anterior con el hash actual.
Gestión documental Blockchain
Gestión documental Blockchain
La gestión de documentos Blockchain digitaliza todo el ciclo de papeleo, ofreciendo una búsqueda y recuperación de datos racionalizada, junto con una seguridad sin compromisos, ahorrando tiempo en los procesos de conciliación y aprobación.
Almacenamiento de documentos en la cadena de bloques
Almacenamiento de documentos en la cadena de bloques
Blockchain almacena los datos de forma que sean inalterables. Esto se consigue mediante la encriptación de los datos utilizando una función hash.
Compartir documentos con Blockchain
Compartir documentos con Blockchain
La propia naturaleza del intercambio de documentos de blockchain en su libro mayor distribuido que elimina los procesos redundantes y proporciona acceso multipartito en tiempo real.

Industrias

Sanidad
Blockchain modifica la forma en que se almacenan los historiales médicos electrónicos (HCE), proporcionando una forma más segura y transparente de intercambio de historiales médicos entre distintos entornos sanitarios. Los contratos inteligentes se despliegan para la liquidación automatizada de seguros, eliminando la interacción humana. Con la transparencia que proporciona blockchain se erradican los productos farmacéuticos falsificados y se controlan estrictamente sus fechas de caducidad. El uso de blockchain para la prescripción electrónica ahorra tiempo y mejora la seguridad del paciente.
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FinTech y Banca
La tecnología blockchain, en constante evolución, elimina el tedioso proceso de firma de documentos y desvía la atención del papeleo, lo que permite a las instituciones bancarias y financieras centrarse en nuevas oportunidades y servir mejor a los clientes. La firma electrónica agiliza el tiempo de transacción, ya que permite firmar documentos desde cualquier lugar. Al ser las transacciones extremadamente a prueba de manipulaciones, también tienen un alto nivel de transparencia que permite no sólo que los participantes en la red tengan acceso en tiempo real desde cualquier dispositivo a los datos, sino que también ayuda a mantener pistas de auditoría.
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Logística y cadena de suministro
La tecnología blockchain es capaz de rastrear todo el ciclo de vida del producto en la cadena de suministro, comprobando así su procedencia, lo que genera una mayor confianza con los clientes. Además, la digitalización del papeleo que proporciona blockchain permite crear, enviar y firmar documentos en línea minimizando el tiempo de finalización de los contratos. Las firmas electrónicas pueden realizarse en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que facilita que los acuerdos se cierren más rápidamente y cumple las expectativas de los clientes.
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Juego
La popularidad de los «Criptojuegos» está creciendo, dando la posibilidad de obtener criptomonedas por pasar niveles en el juego, que pueden gastarse dentro del juego o cambiarse a dinero fiduciario y utilizarse en la vida real. Además, las NFT desempeñan un papel importante en la industria de los juegos y se utilizan para comprar personajes, armas, memes, etc., creando así un efecto de posesión digital absoluta.
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Venta al por menor y comercio electrónico
Blockchain resuelve el problema de los largos procesos de conciliación entre fabricantes, distribuidores y empresas de garantías, permitiéndoles intercambiar documentos en línea independientemente de su ubicación física. La emisión instantánea de facturas a los clientes y su capacidad para ejecutar firmas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento acelera el proceso de compra. Las firmas digitales son más resistentes a las manipulaciones que las de tinta húmeda, lo que permite manejar los datos de forma segura y proteger a las empresas de comportamientos fraudulentos.
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Petróleo y gas
El proceso de conciliación de las industrias del petróleo y el gas es un reto de enormes proporciones debido a la larga cadena de custodia. Blockchain, que actúa como un libro de contabilidad descentralizado, entra en juego al facultar a los participantes de la red para colaborar eficazmente desde distintas ubicaciones, lo que les permite compartir documentos sin esfuerzo y en tiempo real, eliminando a cualquier intermediario, con el consiguiente ahorro de costes y tiempo. Además, las firmas electrónicas reducen enormemente el tiempo de entrega gracias a la posibilidad de que los documentos se completen y devuelvan el mismo día.
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Economía colaborativa
Blockchain es una tecnología disruptiva en la economía colaborativa porque transforma la actual economía «colaborativa», que ahora se basa más en el intercambio económico que en compartir. Blockchain elimina una autoridad central y a terceros intermediarios, creando una interacción directa entre la oferta y la demanda. El alto nivel de transparencia proporciona más confianza entre los participantes y nadie excepto tú determina los términos de la cooperación.
Construcción e Inmobiliaria
Con la trazabilidad que ofrece blockchain es fácil tomar el control de todos los insumos y activos, sin dar lugar a malversaciones. Blockchain ofrece información catastral y de propiedad inmutable que aumenta la confianza entre las contrapartes. La ejecución de contratos sin terceros es posible mediante contratos inteligentes. Además, las nuevas tendencias, como la tokenización de una propiedad o la propiedad fraccionaria, resultan fáciles con blockchain mediante la compra de tokens de una propiedad.
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Seguros
Con un acceso rápido a los datos y la firma electrónica, las reclamaciones de seguros pueden procesarse inmediatamente, independientemente de la hora y la ubicación, lo que acelera los pagos a los clientes y reduce el riesgo de que elijan otra compañía de seguros. El proceso de gestión de las reclamaciones de seguros también se optimiza mediante la ejecución de contratos inteligentes que automatizan cada paso ofreciendo un resultado más preciso. El mantenimiento de registros inmutables garantiza una revisión de las reclamaciones sin fraudes y revela las reclamaciones duplicadas.
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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué es blockchain?
Blockchain es una lista de registros representados por bloques que no permite ninguna modificación de los datos debido a su naturaleza inmutable y descentralizada. Blockchain utiliza la idea del hash que actúa como una huella dactilar para cada bloque, es decir, los bloques están conectados entre sí mediante el hash y no es posible realizar cambios sin alterar los bloques posteriores.
¿Qué es la gestión documental blockchain?
La gestión documental Blockchain digitaliza todo el ciclo de trámites y aplica la ejecución de contratos inteligentes para lograr un alto nivel de seguridad y autenticidad de los datos.
¿Cómo crear tu propio sistema blockchain de gestión de documentos?
Ponte en contacto con nosotros y profundizaremos en los procesos de tu empresa para idear la solución adaptada a tus necesidades y requisitos.
¿Qué es un sistema de gestión electrónica de documentos?
El sistema de gestión electrónica de documentos representa una plataforma compartida en la que los documentos de una empresa se almacenan en formato digital proporcionando un acceso rápido y una fácil recuperación de la información a los usuarios autorizados.
¿Qué es una firma electrónica?
Una firma electrónica es un equivalente de la manuscrita que representa un símbolo electrónico que se utiliza para confirmar la autenticidad de un documento.
¿Cómo funciona la cadena de bloques?
Blockchain crea bloques que almacenan los datos encadenados entre sí. En cuanto el bloque está lleno, se produce el bloque siguiente al anterior, representando así los datos en orden cronológico.
¿Para qué se utiliza blockchain?
El uso de blockchain no se limita sólo a las criptomonedas, de hecho cualquier sistema que requiera que se registren transacciones o datos puede utilizar blockchain para ello. No sólo las empresas se aprovechan de la firma digital, sino que tiene mucho más que ofrecer. Por ejemplo, con blockchain los usuarios pueden tener acceso en tiempo real a historiales médicos, los jugadores generan ingresos ganando criptomonedas dentro del juego, las instituciones financieras utilizan contratos inteligentes para facilitar las transacciones entre iguales y mucho más.

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